Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
Rubrik : Berita Terkini
Sosialisasi Pengelolaan Arsip Kelembagaan Universitas Sanata Dharma
2021-03-22 14:58:48 - by : 9942279



Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
(PUSD) mewakili Universitas Sanata Dharma (USD) pada hari Selasa (9/3)
mengadakan Sosialisasi Pengelolaan Arsip Kelembagaan USD. Kegiatan sosialisasi
ini dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting dan
diikuti oleh 98 tenaga kependidikan yang terdiri dari Kepala Biro, Ketua
Lembaga, Kepala Tata Usaha, Staf Sekretariat, dan staf Perpustakaan USD.
Sosialisasi pengelolaan arsip kelembagaan diwakili oleh Drs. Paulus Suparmo,
S.S., M.Hum. sebagai Kepala Perpustakaan dan Francisca Rahayuningsih, S.Sos.,
MA. sebagai staf bagian Pengembangan Perpustakaan serta dimoderatori oleh M.M.
Hastutiningrum, S.Pd.
Kepala Perpustakaan dalam sambutan pembuka memaparkan mengenai pengelolaan
arsip kelembagaan yang merupakan amanat Renstra USD 2018-2022. Perpustakaan
mendapat mandat karena Perpustakaan USD selama ini telah mengelola informasi
berupa buku. Pemberian mandat itu wajar karena ada kemiripan dalam pengelolaan
buku dan arsip. Kemiripan itu terletak dalam hal membutuhkan standar pengelolaan,
dikelola dengan sistem informasi, dapat dilayankan dan dapat ditemukan kembali
dengan mudah. Meskipun terdapat perbedaan-perbedaan pokok dalam karakter
informasi yang dikelola antara buku dan arsip. Dalam rangka mengemban amanat
Renstra USD tersebut, Perpustakaan USD telah menyusun pedoman pengelolaan arsip
dan telah mulai mengerjakan pengelolaan arsip perpustakaan menggunakan pedoman
yang disusun.
Paparan tentang proses, hal-hal yang telah dikerjakan dan yang akan dikerjakan
diwakili oleh Francisca Rahayuningsih, S.Sos., MA. Bahan paparan yang
disampaikan mencakup pengalaman menyiapkan standar pengelolaan arsip sampai
pada praktek pengelolaan arsip Perpustakaan USD, serta tujuan pengelolaan arsip
kelembagaan USD. Dalam pemaparannya F. Rahayuningsih menyampaikan bahwa tujuan
pengelolaan arsip USD ada 4, yaitu (1) Menstandarkan pengelolaan arsip di semua
unit di USD. Saat ini telah dihasilkan 5 Pedoman Pengelolaan Arsip dan 2
Prosedur Pengelolaan Arsip yang dapat digunakan oleh semua unit di USD, (2)
Mengumpulkan arsip USD tahun 1955-2020, (3) Mengelola arsip USD menggunakan
standar yang baku, dan (4) Menemukan kembali arsip dengan mudah. Berkaitan
dengan proses pengumpulan arsip kelembagaan, pengelolaan arsip dan penemuan
kembali arsip dalam proses sosialisasi tersebut disepakati bahwa akan dibahas
lebih lanjut antara pihak universitas, para kepala biro/lembaga dan
Perpustakaan USD. Sedangkan terkait dengan Sistem Informasi Kearsipan akan
dibicarakan lebih lanjut dengan Biro Administrasi dan Perencanaan Sistem
Informasi (BAPSI).
Para peserta sosialisi mengapresiasi langkah Perpustakaan USD dalam menyiapkan
pengelolaan arsip kelembagaan USD. Setelah paparan mengenai pengelolaan arsip
kelembagaan tersebut, peserta mengharapkan agar pedoman pengelolaan arsip yang
sudah disusun segera dapat disosialisasikan ke semua unit dan segera disusun
timeline pengelolaan arsip di seluruh USD. Peserta sosialisai juga mengharapkan
agar Perpustakaan USD melakukan bimbingan pengelolaan arsip ke unit kerja di
USD agar semua unit memiliki kesamaan dalam pengelolaan arsipnya. Untuk itu
demi terealisasinya pengelolaan arsip kelembagaan ini maka kerjasama dan
komitmen dari semua unit sangat diharapkan. (FR)

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma : http://library.usd.ac.id/adm/
Versi Online : http://library.usd.ac.id/adm//?pilih=news&aksi=lihat&id=332